Nicht alles, was messbar ist, ist auch entscheidend – diese Kennzahlen trennen Erfolg von Illusion.
Mehr Kontrolle heißt nicht automatisch mehr Überblick
Projekte verzögern sich. Budgets laufen aus dem Ruder. Und niemand weiß so richtig, ob die beauftragten Freelancer überhaupt die richtigen waren. Klingt bekannt? Willkommen in der Welt der Freelance-KPIs – oder besser gesagt: in der Welt der scheinbaren Kontrolle.
Viele Unternehmen erheben Kennzahlen rund um ihre externe Belegschaft. Aber: Das reine Tracken von Daten bringt nichts, wenn die falschen Dinge gemessen werden. Oder wenn Verantwortlichkeiten und Systeme nicht miteinander sprechen. Dieses Chaos führt zu einer Illusion von Kontrolle, aber nicht zu besseren Entscheidungen.
Von Vanity zu Value: Diese KPIs machen den Unterschied
Vergiss einfache Zählstatistiken wie „Wie viele Freelancer haben wir?“. Die KPIs mit echtem Impact liefern dir Antworten auf drei zentrale Fragen:
- Sind wir schnell genug einsatzbereit?
- Stimmt das Verhältnis von Aufwand, Qualität und Kosten?
- Wo entsteht unnötiger Overhead und wie verhindern wir ihn?
1. Time-to-Hire: Tempo schlägt Theorie
Jede Woche, die ein Projekt ohne die nötige Expertise stillsteht, kostet bares Geld. Schnelle Besetzung ist also kein Nice-to-have, sondern ein Business-Kriterium.
Was zählt: Zeit vom Briefing bis zum Projektstart. Zielwert: Freelancer in ≤ 5 Tagen einsatzbereit.
2. Submittal-to-Hire Ratio: Weniger Auswahl, bessere Treffer
Wenn du für eine Rolle zehn Kandidaten bekommst und neun davon gar nicht passen, ist das kein gutes Sourcing. Es ist Zeitverschwendung.
Was zählt: Wie viele Vorschläge brauchst du im Schnitt, bis jemand engagiert wird? Ziel: 3:1 oder besser.
3. First-Submit Quality Score: Qualität auf den ersten Blick
Was zählt: Anteil der ersten Kandidaten, die es bis zum Interview schaffen. Best-in-Class: über 90 %.
4. Freelancer-Utilization: Besser buchen statt bunkern
Was zählt: Nutzungsgrad der eingesetzten Talente. Transparenz senkt stille Kosten und gebundene Budgets.
5. Vendor-Consolidation Rate: Weniger Schnittstellen, mehr Überblick
Was zählt: Wie viele Anbieter sind aktiv und wie viele davon liefern? Reduktion um 60 % ist machbar.
6. Reporting Coverage: Datenlücken kosten Geld
Was zählt: Vollständige Spend Visibility über alle Projekte hinweg. Eine zentrale Plattform ersetzt Excel-Folklore durch Fakten.
7. Admin Hours Saved: Aufwand ist auch ein Kostenfaktor
Was zählt: Wie viele Stunden Aufwand fallen pro 100 Einsätze an? Ziel: 120h+ einsparen – durch Automatisierung.
Umsetzung: Diese Fragen bringen dein Team auf Kurs
- Gibt es einen einheitlichen Prozess zur Freelancer-Beauftragung?
- Wer erhebt welche Daten und hat Zugriff?
- Sind KPIs Handlungskriterien oder nur Rückspiegel-Metriken?
Teams starten am besten mit einem Quick Audit ihrer Vendor-Landschaft und fokussieren sich dann auf 5–7 zentrale KPIs. Mehr nicht.
Fazit: Relevante KPIs machen Freelance-Vergabe steuerbar
Es geht nicht darum, alles messbar zu machen – sondern das Richtige. Wer Freelance-Programme steuern will, braucht keine hübschen Charts, sondern KPIs, die Entscheidungen ermöglichen:
- Schneller die richtigen Talente finden
- Transparente Kostenkontrolle
- Minimierter Administrationsaufwand
Genau dabei unterstützt WorkGenius – mit einer Plattform, die Freelancer, Prozesse und Daten so zusammenbringt, dass du nicht raten musst. Sondern handeln kannst.
